别再做“敲章机器”了!电子签章助力企业印章使用安全高效

公司签下大单本是一件开心的事。但对于负责合同敲章的小伙伴来说,给一份几十页甚至几百页的合同盖章可犹如噩梦。

且不说一份合同上公章、法人章要确保一处不落地盖好,光是骑缝章、角章(即每一页都要盖章)盖下来,怕是也要盖章盖到“手抽筋”。


合同盖章为何麻烦又辛苦?


为什么组织签合同、盖章会这么麻烦又辛苦?这要从盖章的作用说起。

所谓盖章,是指合同当事人经过协商,在达成的书面合同上各自加盖本单位的印章。

合同盖章具有重要的作用:对合同当事人而言,合同上加盖印章即表明双方当事人

订立合同的要约、承诺阶段的完成和对双方权利、义务的最终确认,从而标志合同经双方协商而成立,并对当事人双方发生法律效力,当事人应当基于合同的约定行使权利、履行义务。

总而言之,合同一旦盖了章,就代表合同当事人需要对合同内容担责履约。也正因为如此,这才有了组织印章专人管理、盖章层层审批、专人管章用章等措施,因而对合同盖章这件事情也就要求特别严、审批格外严。


为何传统盖章方式效率低下?


目前,组织合同盖章现状中影响盖章效率主要体现在以下几个方面:

1、签字、盖章申请流程慢

上文提到由于盖章关系到企业组织切身利益,因而审批严格。特别是层级多、跨部门协同的情况下,一份合同走完流程往往需要2-3个工作日,且须专人跟催。

2、异地合作用户需轮流盖章,周期长

商务合作中合同签署双方(或多方)行为,对于异地合作的用户来说,纸质合同先由一方当事人签署后再寄送至另一方盖章签字后回寄,对于合作需求急迫的企业组织来说明显效率不足。

3、骑缝章、角章、页签,签署需求大

为了保障合同往返流传过程中合同内容的一致性,先盖章的一方除了必要的落款处盖章外还加盖骑缝章、角章或页签等,这在一定程度上加大了盖章人员的负担。



4、洽谈合同人员非订约单位负责人

当合同明细前期洽谈人仅仅为一般工作人员时,合同条款约定后还需当事人将合同文本带回交由法定代表人或负责人审阅同意后方能盖章,对于盖章及时性有一定影响。


如何避免沦为“盖章机器”?


随着电子合同、电子签章概念的不断普及与推广,电子合同、电子签章应用不断深入组织内部印章使用与管理过程中。

通过电子化签署模式将改善现有的合同敲章慢、印章管理难等问题。更加全面化、系统化、个性化的企业组织印章管理也将不断被应用到组织内部。组织印章管理效率与风险控制能力得以全面改善。


优势一:电子签章提升企业工作效率

企业使用电子签章后,企业的合同签署、财政报销、OA审批等环节可不受地域和时间限制,随时随地在线进行确认及签署。相比传统签章四处找领导审批,异地用章快递邮寄等繁琐的流程和冗长的签约周期,电子签章的采用极大的提高了企业协同办公的效率。


优势二:电子签章为节省大量成本

传统签章使用需要打印纸质合同,而企业使用电子签章后,所有的合同签署、文件审批均可通过线上实现无纸化操作。同时文件签署完后还可线上进行储存及管理,省去了线下纸质合同分类管理的麻烦,可为企业节省一大笔印刷成本、纸质成本、仓储成本、物流成本及人力成本。


优势三:电子签章管理更便捷

电子签章线上管理,无论是电子签章的制作、授权、查看还是删除,均可在线操作,且操作者必须是通过实名认证及拥有权限之人。相比传统签章专人专柜管理,申请用章后不按时归还,易导致签章丢失、滥用等情况,电子签章大大的优化了企业签章管理过程。


优势四:电子签章安全合法

电子签章基于数字签名技术,可确认电子文件签署主体真实身份,有效防止文件被篡改,符合法律法规的要求,具有极高的法律效力。相比传统签章易被盗、被伪造,电子签章在安全性、合法性上更能够贴合企业快速发展的需求。


随着“互联网+”和移动化的兴起,业务处理时间碎片化、对空间和时间的限制越来越少,越来越多的线下业务搬到的了移动互联网上,那些原来认为不可能或者有传统思维禁锢的必须要纸质的流程、过程,现在都松动或者已经开始往互联网上迁移。



票据、表单、公文、文档、业务流程、处理过程等等一系列能够想得到的应用电子签章的场景目前都在快速的得到应用。我们能够预想到电子签章对流程优化带来的巨变。电子签名的实质化道路会越走越健康。